Succesvolle cloud migratie: zo pak je het aan!

Steeds meer bedrijven willen een cloud migratie: de overstap van een on-premise omgeving naar de cloud. Ze willen voordelen als meer flexibiliteit, betere beschikbaarheid en de nieuwste ontwikkelingen op het vlak van technologie, beveiliging en licenties graag benutten. Dat geldt ook voor de overige pluspunten zoals een voorspelbare cashflow, gespreide investeringen en geen eigen hardware, beheer en onderhoud meer.

Op het eerste oog lijkt de keuze voor de cloud versus een on-premise omgeving dus een relatief eenvoudige. Maar bij cloud migratie komt heel veel kijken. Waar moet je rekening mee houden én waar moet je op letten? In dit artikel vind je antwoorden op deze vragen, een handig stappenplan en voorbeelden uit de praktijk.

Wat is cloud migratie eigenlijk?
Zoals eerder gezegd komt bij cloud migratie veel kijken, maar wat is het eigenlijk? Microsoft omschrijft het als volgt: “Bij cloud migratie worden apps en gegevens van de ene locatie, vaak de privéservers op locatie (‘on-premises’) van een bedrijf naar de servers van een provider van een openbare cloud verplaatst, maar ook tussen verschillende clouds. De belangrijkste voordelen van cloud migratie zijn het verminderen van de IT-kosten en het verbeteren van de prestaties, maar ook op het gebied van beveiliging, gebruiksgemak en op andere gebieden biedt het voordelen.”

In de praktijk betekent het dat er heel goed gekeken moet worden naar verbindingen, digitale beveiliging, integraties, wet- en regelgeving, beheer en de beschikbaarheid van professionele mensen.

Duidelijke cloud migratie strategie
De overstap naar de cloud is een serieus proces dat niet alleen technische impact heeft. Voor een succesvolle cloud migratie heb je dan ook een duidelijke strategie nodig, een plan van aanpak. En hoewel technologie een belangrijke rol vervult, is het vooral van belang om de eigen business-behoeften en -ambities altijd centraal te stellen in het keuzetraject en bij de migratie. Samen met doelgerichte communicatie bouw je zo aan een breed draagvlak. Op die manier komen de voordelen van de cloud écht binnen handbereik.

Elk bedrijf is uniek, toch zijn er aandachtspunten die een gestructureerde migratie mogelijk maken. We zetten ze hieronder voor je op een rij.

1. Inventarisatie
Je wilt verwachtingen waar maken en teleurstelling voorkomen. Daarom is het in de eerste plaats belangrijk om goed na te denken over wat je met een cloud migratie wilt bereiken. Dat proces start je met een duidelijke positiebepaling. Wat is de huidige situatie, waar wil je naartoe en wat zijn de behoeften van de organisatie en je medewerkers? Zet daarbij de ambities van je bedrijf centraal. Dit bied je een uitstekende basis voor besluitvorming naar wat voor cloud services dan ook.

2. Site-survey
Vervolgens voer je een site-survey uit. In deze analyse zet je alle kosten van on-premise af tegen een cloudoplossing. beantwoordt veel vragen die mogelijk op voorhand leven en biedt inzicht in potentiële kostenvoordelen. Bijvoorbeeld door de situatie on-premise te vergelijken met een hybride cloudoplossing. Door gebieden als uptime, flexibiliteit, schaalbaarheid, security, beheer en support tegen elkaar af te zetten, krijgt een bedrijf een reëel beeld van de potentiële voordelen.

3. Welke cloud service past bij jouw bedrijf?
Hoe maak je nu de juiste vertaalslag van je business-wensen naar een concrete cloudoplossing? Oftewel welke cloud service – hybride, public of private cloud past het beste bij jouw bedrijf.

Bij een public cloud staan je bedrijfsapplicaties en data samen met nog vele andere bedrijven op gezamenlijke servers in een datacenter.

Wanneer je applicaties en data onderbrengt in een private cloud betekent dit dat je binnen een datacenter over ‘eigen’ servers beschikt die niet gedeeld worden met andere organisaties.

Bij de hybride cloud heb je een combinatie van applicaties en tools in de cloud én on-premise. De reden om hiervoor te kiezen is dat bepaalde apps helemaal niet geschikt zijn om in de cloud te draaien. Of dat je als bedrijf – vanwege compliance – data in eigen beheer wilt houden. Of er heel bewust voor kiest om je risico’s te spreiden.

4. Wat zijn de concrete kosten?
In tegenstelling tot de heersende gedachte is de cloud niet per definitie goedkoper dan on-premise. In een cloud omgeving besteed je ICT-activiteiten -geheel of gedeeltelijk – uit aan een derde partij. Daar betaal je voor. Dan moet je denken aan kosten voor hardware, datacenterservices, beheer en onderhoud.

Vaste kosten worden variabel en daarmee beter af te stemmen op specifieke eisen van jouw organisatie. De cashflow is constant, omdat duidelijk is wat er betaald moet worden. Daar staat tegenover dat je kunt rekenen op flexibiliteit voor wat betreft de licenties, je altijd beschikt over up-to-date versies en maximale beveiliging van je data. Ook zijn schaalbaarheid en continuïteit gewaarborgd.

Proof of Concept cloud migratie
Op basis van alle geïnventariseerde wensen, kosten en eisen kun je de nieuwe digital workplace ofwel werkomgeving (laten) ontwerpen. En een start maken met de concrete voorbereiding. Een Proof of Concept (PoC) is hierbij onmisbaar, omdat het eventuele onzekerheden over beschikbaarheid, veiligheid en stabiliteit kan verhelpen.
De hele organisatie, van ICT tot de eindgebruikers, kan immers het cloud concept testen en ervaren. Een succesvolle PoC vergroot het vertrouwen in de nieuwe situatie en heeft een positieve invloed op de acceptatie en het draagvlak.

Let bij de inrichting van de PoC én de nieuwe digital workplace op deze zaken:

• Inventariseer je applicaties en bepaal welke applicaties eerst gaan (niet-bedrijfskritische applicaties eerst)
• Zorg dat architecturen (on-premise/cloud) op elkaar aansluiten
• Voorkom prestatieproblemen
• Hoe richt je de nieuwe digital workplace in?
• Zorg dat het beveiligingsbeleid aansluit op de nieuwe werkomgeving
• Train je medewerkers.

Check dubbelcheck
Als de technische overstap afgerond is, kunnen jij en je collega’s in principe aan de slag. Het is wel zaak om te testen of de applicaties bereikbaar zijn en alle data is overgezet. Vanuit beheerperspectief is het van belang om te checken of de beheertools toegang tot de cloud-omgeving hebben. Deze fase is noodzakelijk om te zorgen dat iedereen de voordelen van de nieuwe digital workplace ervaart. Alleen op die manier werkt jouw organisatie écht optimaal met de voordelen van cloud migratie: efficiënter, flexibeler en vooral ook prettiger werken.

Hulp bij je cloud migratie?
Heb je binnen jouw bedrijf niet voldoende kennis in huis om de juiste route naar de cloud uit te stippelen? In dat geval is het effectiever om de hulp van een externe ICT-partner in te schakelen. Een ervaren bedrijf met de juiste technische en branchekennis brengt je op verschillende vlakken rust. Bijvoorbeeld bij het in kaart brengen van de business-eisen en de bestaande ICT-omgeving. Dat geldt ook voor de vertaalslag van de business-wensen naar een concrete cloudoplossing. In combinatie met een doelgerichte migratie- of implementatieaanpak ben je dan verzekerd van een zorgeloze overstap naar de cloud.

Vervolgens is het verstandig om de migratie te laten volgen door regelmatige APK-Checks. Door de ICT-omgeving regelmatig op vaste punten te checken, is er altijd een helder inzicht in de status en eventuele risico’s. Op die manier voorkom je verrassingen en is de continuïteit gewaarborgd.