ICT APK Check bij Groei & Bloei zorgt voor continuïteit
ICT APK Check bij Groei & Bloei zorgt voor continuïteit. De leden van Groei & Bloei vinden natuur en tuinieren helemaal geweldig. Toch staat het kloppend hart van de vereniging in een serverruimte op het kantoor. Hier geen zoemende bijen op geurige stokrozen, maar zoemende servers voor de redactie, het secretariaat en de administratie. Om te zorgen dat alles goed functioneert, vertrouwt de organisatie op de APK Check van IDB4ict.
Groei & Bloei heeft zo’n 26.000 leden, 1.000 vrijwilligers, 120 lokale afdelingen en twaalf medewerkers. De medewerkers verzorgen de redactie van het tijdschrift, de website, online marketing, het secretariaat, de financiële administratie en de dienstverlening aan de afdelingen. Hiervoor gebruiken ze diverse servers waarvan het beheer in handen is van IDB4ict.
“In het begin probeerden we het IT-onderhoud te doen zonder inhuur van experts”, vertelt Roland Petit dit de la Roche. Hij is Hoofd Administratie en Systeembeheer bij Groei & Bloei. “In de praktijk kwam het er op neer dat we software updates uitstelden en er weinig aan deden. Als gevolg daarvan kregen we steeds vaker problemen. Dat gebeurde natuurlijk altijd op ongelegen momenten. Dan liep de exchange server vol of haperde de file server van de redactie vlak voor de deadline van het tijdschrift.”
“Vereniging Groei & Bloei vertrouwt op periodieke IT-controle door IDB4ict”
Rust en stabiliteit door ICT APK Check
“Om te voorkomen dat collega’s stil zitten door uitgevallen systemen, laten we IDB4ict al enige jaren met regelmaat een ICT APK Check uitvoeren. Die geven ons veel rust. Laat de experts maar beoordelen of alles nog goed is. We komen nu minder onverwachte dingen tegen. De systemen draaien stabieler, hoewel ze veel complexer zijn geworden. Dat is de kracht van de APK Check,” aldus Roland Petit dit de la Roche.
Een servicedeskmedewerker van IDB4ict neemt de APK Check elk halfjaar af door in een dag de volledige IT-omgeving na te lopen. Dit gebeurt aan de hand van een uitgebreide lijst, die hij per item afwerkt. Functioneert de back-up naar behoren? Is alles virusvrij en voldoende beveiligd tegen bedreigingen? Verlopen binnenkort bepaalde licenties of leveranciersgaranties? Moet de overvolle file server worden uitgebreid of opgeschoond?
“De medewerker komt bij ons langs om de IT-omgeving en de processen eromheen te controleren”, vertelt Petit dit de la Roche. “Sommige geconstateerde zaken lost IDB4ict direct zelf op. Hij leegt de cache van het geheugen en doet software updates als deze beschikbaar zijn. Van andere technische punten maakt hij een aantekening. Dit doet hij ook als er software of hardware is waarvan binnenkort de licentie verloopt of de leveranciersondersteuning stopt.”
“Regelmatige APK Check voorkomt onaangename verrassingen”
Rapport
Alle bevindingen komen terecht in een adviesrapport. Wat is gecontroleerd, welke handelingen zijn uitgevoerd, wat zijn de openstaande punten en hoe luidt het advies? Na intern overleg met de senior system engineer (klantverantwoordelijke) en de sales manager van IDB4ict bespreekt deze het rapport met de opdrachtgever. Dat gebeurt meestal een paar weken later. Tijdens het gesprek besluiten zij welke acties nodig zijn. Soms betekent dit de inzet van de ServiceDesk en soms een offerte voor aanvullend werk. Petit dit de la Roche: “In het rapport staat meestal niets vreemds of onbekends. Ik wil graag weten wat er gebeurt, dus hoor ik het meeste al tijdens het controlewerk. We delen het rapport ook met de accountant. Deze gebruikt het om een oordeel te vormen over compliance. Samen met bepaalde maandrapportages vormt het APK-rapport een vast onderdeel van de accountantscontrole. Bij elkaar geven ze een goed beeld van de organisatie van onze IT. Ze tonen hoe we de systemen en gegevens beschermen en hoe we de continuïteit borgen.”
Vernieuwing en innovatie
Dat je jong blijft door te innoveren bewijst het inmiddels 150-jarige Groei & Bloei keer op keer. De vereniging gebruikt de APK Check onder meer bij beslissingen over de vervanging van software en hardware. “Als bepaalde producten end-of-life zijn of niet meer goed onderling communiceren, dan bepalen we eerst de urgentie en de risico’s. Uiteindelijk komt er een moment waarop vervanging noodzakelijk is. Zo is op het kantoor in Zoetermeer de afgelopen periode de complete IT-omgeving vernieuwd naar een nieuwe omgeving met redundant hotservers, switches en disks én een backbone netwerk van 10Gb,” aldus Petit dit de la Roche.
De vernieuwing had nogal wat voeten in aarde. Medewerkers van Groei & Bloei gebruiken namelijk dagelijks een enorme hoeveelheid data – vooral afbeeldingen, fotomateriaal en dergelijke – voor de communicatie-uitingen van de vereniging. Bijvoorbeeld voor het magazine, de nieuwsbrieven, de webshop en de website.
IT Specialist Jan Kamphuis: “Omdat zij zo min mogelijk last moesten hebben van de werkzaamheden oftewel minimale downtime, is ervoor gekozen de oude omgeving te laten synchroniseren met de nieuwe omgeving tijdens de migratie. Hiervoor is gebruik gemaakt van Veeam back-up/replicatie software. Na de synchronisatie is de oude apparatuur vervangen door nieuwe apparatuur. Hierdoor is de downtime minimaal gebleven tot het in- en uitbouwen van de apparatuur. Vanwege het secuur overzetten van het aanzienlijke volume aan data is de migratie na ongeveer 2 weken afgerond.”
“150-jarige Groei & Bloei blijft met innovaties bij de tijd”
Veel technische kennis
Al met al is Petit dit de la Roche te spreken over de APK Check en de overige dienstverlening van IDB4ict. “Groei & Bloei maakt al jaren naar tevredenheid gebruik van IDB4ict. Het contact verloopt goed. Ik spreek ze voornamelijk als wij met issues zitten. Mede door de APK Check gebeurt dit niet vaak. We hebben alleen veel contact voor, tijdens en direct na de vervanging van het serverpark. Ik schakel dan gemakkelijk met de klantverantwoordelijke en de sales manager.”
Met de periodieke controle van IDB4ict houdt de vereniging de IT in conditie. Terwijl redactie, secretariaat en administratie genieten van tevreden zoemende servers, genieten de tuiniers wellicht wat extra van de zoemende bijen op die stokrozen.
Groei & Bloei, een vereniging van liefhebbers van tuinen en tuinieren, zet zich in voor een groene samenleving. Het werkterrein is de hele keten van liefhebbers tot professionals. Jaarlijks organiseert Groei & Bloei de Nationale Tuinweek en het Open Tuinenweekend. Vast thema daarbij is ‘Tegel eruit, plant erin’. De 120 afdelingen organiseren door het jaar heen lezingen, workshops, excursies en korte reizen naar mooie tuinen. Groei & Bloei geeft het grootste tuintijdschrift van Nederland uit.
Jan Kamphuis
It Specialist
Klantverhalen
Relevante verhalen
Hieronder vind je een selectie uit diverse klantverhalen die er over diverse onderwerpen zijn geschreven.
